2. Datenübergabe: Strukturiert oder unstrukturiert?

GREYHOUND ermöglicht eine automatisierte Belegübergabe an DATEV. So werden Belege nach ihrem Freigabelauf in GREYHOUND direkt an das Rechenzentrum von DATEV übergeben und dort ein weiteres Mal vorgehalten. Das bedeutet nicht nur doppelte Daten-Sicherheit, sondern erspart dem Steuerbüro oder den eigenen Mitarbeitern auch das manuelle Einpflegen der Belege.

Strukturiert vs. unstrukturiert – wie bitte?

Um Belege aus GREYHOUND heraus an die DATEV zu übergeben, gibt es nun zwei mögliche Wege, da wir als offizieller DATEV-Schnittstellenpartner beide Schnittstellen zu DATEV ansprechen können. Bevor man mit der Anbindung von GREYHOUND an DATEV beginnt, muss also zunächst geklärt werden, welche Art der Datenübergabe man nutzen will – die einfache, günstige oder die umfassende, aber auch kostenintensivere Variante:

  1. Unstrukturiert: Der Beleg wird als ‘nackte’ Bilddatei per E-Mail an DATEV übergeben (im PDF- oder TIF-Format), also ohne die in GREYHOUND texterkannten und angereicherten Daten. Die OCR-Erkennung von DATEV wird dann aktiv und versucht, Belegdaten automatisch zu extrahieren. Für diesen Weg kann man das kostenlose Tool DATEV Upload Mail nutzen. Man braucht lediglich GREYHOUND in der Version Basic oder Plus und natürlich “DATEV Unternehmen online” – sowie für die einmalige Konfiguration in DATEV den DATEV mIDentity Stick (dies übernimmt aber ggfs. auch der Steuerberater für Euch).
  2. Strukturiert: Der in GREYHOUND texterkannte und mit Meta-Daten angereicherte Beleg wird inklusive der Beleginformationen an DATEV übergeben (im DATEV-XML-, ZUGFeRD-, oder CSV-Format). So kann man direkt in DATEV mit den Daten weiterarbeiten.
    WICHTIG: Für die strukturierte Übergabe sind neben GREYHOUND in der Version Basic oder Plus und dem GREYHOUND FileSync kostenpflichtige Zusatztools nötig – zum einen das Addon GREYHOUND Connect für DATEV sowie zum anderen einen DATEV mIDentity Stick an jedem Buchhalter-Arbeitsplatz, der die Belege in Kombination mit dem DATEV Belegtransfer (mehr dazu hier) zu “DATEV Unternehmen online” überträgt.

Hinweis: Auch über den DATEV Belegtransfer können Daten unstrukturiert übergeben werden. Das verursacht aber unnötige Zusatzkosten, die man vermeiden kann. Deshalb lautet unsere Empfehlung, für die unstrukturierte Datenübergabe an DATEV den Versand per E-Mail zu wählen (‘DATEV Upload Mail’).

Wichtig
Wer die Daten strukturiert an DATEV übergeben möchte, der bekommt durch die Buchung des GREYHOUND-Addons “GREYHOUND Connect für DATEV” mit seinen Einmalkosten eine Einrichtungsunterstützung durch uns an die Hand, da die Anbindung an DATEV eine optionale Individualisierung der GREYHOUND-Installation ist und diese zu 100% an das jeweilige Unternehmen und seine Prozesse angepasst werden muss.

Datei-Format wählen

Je nach Art der Datenübergabe (strukturiert vs. unstrukturiert) kann man unterschiedliche Dateiformate nutzen:

Unstrukturierte Übergabe: PDF oder TIF

Für die unstrukturierte Datenübergabe an DATEV bietet die Schnittstelle zwei mögliche Formate an: PDF oder TIF.

Empfehlung
Unsere Empfehlung ist, PDF zu wählen, da dieses Format im Allgemeinen die besten OCR-Ergebnisse liefert und gleichzeitig einen geringen Speicherbedarf auch bei farbigen Dokumente aufweist. Außerdem können PDF-Dokumente bei DATEV auch per “DATEV Upload mobil” (Android und iOS) übertragen werden, TIFs hingegen nicht.

Strukturierte Übergabe: XML, ZUGFeRD oder CSV

Für die strukturierte Datenübergabe an DATEV bietet die Schnittstelle drei mögliche Formate an: DATEV-XML, ZUGFeRD oder CSV. Alle drei übergeben die in GREYHOUND freigegebenen Dokumente inkl. aller für die Buchung in DATEV notwendigen Meta-Daten buchhalterisch vollständig korrekt, sodass die Belege in DATEV direkt weiterverarbeitet werden können.

  • DATEVXML: Bei der Übergabe im DATEV-XML-Format bestehen die DATEV-konformen Dateien aus einem zip-Archiv, in dem ein PDF-Dokument (der unveränderte Beleg) sowie zwei XML-Dateien liegen, in denen die Beleginfos aus GREYHOUND mit drin stecken.
  • ZUGFeRD: Dieses Format ist technisch ähnlich wie DATEV-XML, ermöglicht aber zusätzlich die von der Finanzverwaltung geforderte revisionssichere Archivierung. Das Format wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland in Zusammenarbeit mit Verbänden, Ministerien und Unternehmen entwickelt. Es ist vor allem für den elektronischen Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung gedacht.
  • CSV: Die Übergabe strukturierter Daten per CSV hat den Vorteil, dass dieser Standard nicht nur von DATEV, sondern auch von fast allen anderen Drittsystemen verarbeitet werden kann.

Unsicher, welche Variante die richtige ist?

Wem die Entscheidung für eine Art der Datenübergabe schwerfällt, dem sei unsere Empfehlung ans Herz gelegt: Die unstrukturierte Datenübergabe als PDF an DATEV per E-Mail (‘DATEV Upload Mail‘) – vor allem für den Start mit GREYHOUND als DMS. Denn diese Variante verursacht keine weiteren Kosten, erfordert keinen DATEV Belegtransfer, ist leicht(er) einzurichten und fehlerunfälliger als die strukturierte Übergabe via FileSync.

Um mit der Einrichtung fortzufahren, muss man sich an dieser Stelle für eine Art der Datenübergabe entscheiden. Aufgrund der einfachen Einrichtung und fehlenden weiteren Kosten lautet unsere Empfehlung, die unstrukturierte Datenübergabe an DATEV per E-Mail (DATEV Upload Mail) zu wählen. Je nach gewählter Variante ist im entsprechenden Unterkapitel weiterzulesen:
> Unstrukturierte Belegdatenübergabe konfigurieren (empfohlen)
> Strukturierte Belegdatenübergabe konfigurieren

Das jeweils andere Kapitel kann übersprungen werden.