Autoresponder

Natürlich kann man mit GREYHOUND auch Autoresponder erstellen. Die Möglichkeiten gehen dabei weit über die klassischen Autoresponder und Abwesenheitsbenachrichtiungen hinaus. Wie man eine ganz einfache automatische Antwort in GREYHOUND einrichtet, ist in diesem Artikel beschrieben.

Mail-Entwurf anlegen: Inhalt der automatischen Antwort

Zunächst erzeugt man eine neue E-Mail und gibt einen entsprechenden Betreff sowie den Inhalt der E-Mail + gewünschter Signatur ein.

Achtung
Hier sind bitte keine automatischen Signaturen mit Variablen zu verwenden, da sonst beim Versand beispielsweise der Name des Bearbeiters nicht mit übergeben werden kann.

Anschließend speichert man die E-Mail über “Als Entwurf speichern” in einer beliebigen Gruppe ab.

Regel für automatische Antwort

Nun geht man über Einstellungen > Regeln in den Regel-Editor und legt über “Neue Regel erstellen” eine entsprechende Regel an. Der Regel ist wie immer ein sprechender Name wie z. B. “Autoresponder” ein.

Als Trigger wählt man ausschließlich “Nach dem Nachrichteneingang” ein.Über “Bedingung (Elementeigenschaft)” ist/sind dann die Bedingung(en) auszuwählen, unter welchen die automatische Antwort versendet werden soll. Diese sind natürlich noch mit dem Regelbeginn bzw. untereinander zu verbinden.

Anschließend wählt man über “Erweitert” folgende Aktion aus: “Automatische Antwort”.

Sobald der Regelknoten an der richtigen Stelle gesetzt und mit den Bedingungen verknüpft ist, kann man aus dem Dropdown-Menü der Aktion den entsprechenden “Entwurf” auswählen.

Zeitabhängige Autoresponder

Oft besteht der Wunsch, eine Auto-Antwort in Abhängigkeit von Wochentag und der Uhrzeit zu versenden. Beispielsweise soll der Autoresponder nur außerhalb der Geschäftszeiten versendet werden, der verwendete Entwurf soll sich beispielsweise im Text unter der Woche von dem am Wochenende unterscheiden usw.

Um dies zu verwirklichen, sind folgende Funktionen hilfreich:

Ermittlung des Wochentags

DayOfWeek(Now) in [1, 7]

(hier: nur Samstag und Sonntag)

Es gilt:
1 = Sonntag
2 = Montag
3 = Dienstag
4 = Mittwoch
5 = Donnerstag
6 = Freitag
7 = Samstag

Ermittlung der Stunde

HourOf(Now) in [17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7]

(hier: zwischen 17:00 und 7:59 Uhr)

Beispiel-Regel

Beispielhaft zeigen wir, wie man den Versand eines Autoresponders unter der Woche nur außerhalb der Geschäftszeiten und am Wochenende realisieren kann.

Die Funktionen mit den entsprechenden Werten werden einfach als “Quelltextbedingung” wie auf folgendem Screenshot ersichtlich in der Regel eingefügt: